你有没有过这种经历？老板或者老师突然甩给你一个任务，说把这几百个乱七八糟的数据整理一下，弄成个表格发给他，这时候你看着电脑屏幕，心里是不是咯噔一下？甚至有点想找个地缝钻进去？哎哟，别慌别慌，这种事儿太常见了，很多人一听到“做表格”这三个字，脑子里立马浮现出密密麻麻的数字和看不懂的英文符号，感觉像是在看天书一样。
其实吧,这玩意儿真没那么可怕，今天咱们就撇开那些高深莫测的专业术语，像聊家常一样，手把手教你怎么在电脑上捣鼓出一个像模像样的表格，不管你是为了记账、做工作计划，还是整理客户名单，看完这篇，你心里就有底了。
咱们先得搞清楚,用啥工具来做这事儿，打开电脑，你会发现选择其实挺多的，但咱们别把问题搞复杂了，就挑最好用的说。
- Excel：这是微软Office里的老牌大将，功能最全，也是大家最常提到的，如果你的电脑里装了Office，一般都有它。
- WPS表格：这个咱们国内用的人特别多，免费版功能就够用了，而且界面跟Excel特别像，学会了哪个，另一个也就无师自通了。
- Word：哎？有人可能会问，Word不是打字的吗？其实Word也能做简单的表格，不过要是涉及到计算或者大量数据，它就显得有点力不从心了。
我的建议是：如果你电脑里有Excel或者WPS，直接用它们就行，咱们接下来的教程，主要以Excel为例，因为WPS的操作逻辑跟它几乎是一模一样的，你照着点肯定没错。
好,软件打开了，接下来咋整？你看到满屏的格子，是不是有点眼晕？
咱们先来认识一下这个界面,这就像是一个巨大的仓库，里面摆满了无数个小柜子。
- 横着的叫行：用数字1、2、3……标出来的，左边那一列数字。
- 竖着的叫列：用字母A、B、C……标出来的，顶上那一排字母。
- 小格子叫单元格：这就是咱们存放数据的最小单位，每一个格子都有它自己的名字，比如第一列第一行那个，就叫“A1”，是不是挺好记的？
自问自答时间：我一定要记住这些A1、B1的名字吗？
其实不用刻意去背,你用多了自然就熟了，这就像你刚学骑自行车，还得盯着车把手看，骑多了你根本就不用想，手自然就知道往哪儿放，现在你只需要知道，鼠标点在哪个格子里，哪个格子就是当前要干活的地方。
咱们来点实际的,别光说不练，假设咱们要做一个简单的“家庭买菜记账单”，这可是最经典的入门案例。
第一步：输入标题
你想啊,记账单总得有个名头吧？
- 鼠标点一下左上角第一个格子,也就是A1。
- 看着键盘,直接敲字：“家庭买菜记账单”。
- 敲完字按一下回车键（Enter），光标就会自动跳到下一行。
你看,这就完成了第一步，是不是跟在记事本里打字没啥区别？
第二步：设置表头
咱们得知道每一列记的是啥吧？比如日期、买了啥、花了多少钱。
- 点一下A2格子，输入“日期”。
- 按一下键盘上的Tab键（或者用鼠标点B2），光标就跳到右边去了，输入“品名”。
- 再往右,C2输入“金额”，D2输入“备注”。
这时候,你的第二行就有这几个小标题了，为了让它们显眼一点，咱们可以稍微装饰一下，选中A2到D2这几个格子（按住鼠标左键拖动选中），然后点击上面菜单栏里的那个“B”图标，字就变粗了，再点一下那个“居中”的图标，字就跑到格子中间去了，嗯，看着顺眼多了。
数据输入进去了,有时候你会发现这格子太窄了，字都装不下，露出一半在外面，看着多难受啊，这时候就得调整一下行高和列宽。
- 调整列宽：你把鼠标移动到列标字母之间，比如A和B中间的那条线，你会发现鼠标指针变成了一个左右带箭头的十字形状，这时候，按住左键往右拖动，这一列就变宽了；往左拖动，就变窄了。
- 快速调整：有个偷懒的小技巧，你把鼠标放在那列标之间，别拖动，双击一下左键，哎，神奇吧？它自动就根据这一列里最长的字，把宽度调得刚刚好了，这个功能我特别推荐，省得你一点点去凑。
接下来就是往里面填数据了,这个最简单，就是打字游戏。
- 在A3输入“10月1日”。
- 在B3输入“大白菜”。
- 在C3输入“5.5”。
- 在D3输入“挺新鲜的”。
你一行行往下填就行了,这里有个小细节要注意，输入数字的时候，比如金额，千万别把人民币符号“¥”或者文字单位“元”也输进去，为啥？因为如果你把“5.5元”输进去，电脑会把它当成文字，而不是数字，后面想让它帮你自动算总账的时候，它就傻眼了，算不出来。纯数字，才是计算的王道。
数据填完了,看着是不是有点乱？咱们得给它穿上“衣服”，也就是美化一下表格，这步虽然不影响数据准确性，但是交给人看的时候，漂亮的表格绝对能给你加分不少。
加边框
你看到的那些浅灰色的网格线,其实只是辅助线，打印的时候是打印不出来的，如果你想要实线，得手动加。
- 选中你需要加边框的区域（比如从A2到D10）。
- 在菜单栏里找个像田字格一样的图标,点旁边那个小箭头。
- 选择“所有边框”。
这下,实线就出来了，看着就像个正经表格了。
涂颜色
给表头涂个颜色,区分一下数据。
- 选中第二行那个表头。
- 找到那个像油漆桶一样的图标（填充颜色）。
- 选个浅蓝色或者浅灰色,别选太深的，不然黑字就看不清了。
咱们做表格,很多时候是为了算数，你想想，要是几十行数据，让你拿计算器按，按错了还得重来，多崩溃，电脑最擅长的就是干这种重复活儿。
咱们来算算一共花了多少钱。
用自动求和按钮（最简单）
- 在金额这一列的最下面,比如C11，输入“合计”。
- 点一下它右边那个格子,也就是C11。
- 在菜单栏上找一个长得像“E”一样的符号，这叫“自动求和”，点一下。
- 你会发现C11这个格子里出现了一个公式“=SUM(C3:C10)”，而且上面那些数字被虚线框住了。
- 按一下回车。
搞定！总金额就算出来了，这比你按计算器快多了，而且绝对准。
自问自答时间：那个“SUM(C3:C10)”是啥意思？
别被英文吓着,SUM就是“求和”的意思，括号里的C3:C10，意思就是从C3这个格子一直加到C10这个格子，电脑其实就是在问你：“嘿，我要把这一串数字加起来，行不行？”你按回车就是告诉它：“行，就这么干！”
表格做完了,千万别忘了保存！这可是血泪教训啊，我见过太多人，辛辛苦苦弄了一下午，结果电脑突然死机，或者忘了插电关机了，一开机，白茫茫一片真干净，那时候想哭的心都有。
- 快捷键大法：不管你在干啥，养成习惯，隔一会儿就按一下Ctrl + S，这是保存的万能钥匙，按一下，心里就踏实一分。
- 另存为：如果你是第一次保存，按完Ctrl+S会弹出一个框，让你选存在哪儿，给文件起个名，比如叫“10月买菜账单”，然后点保存。
其实啊,做表格这事儿，核心不在于你会背多少函数，也不在于你会用多少复杂的操作，核心在于“有条理”。
我个人的看法是,表格其实就是把你脑子里的思路，具象化地摆在屏幕上，如果你自己都不知道这个表要干嘛，要记录哪些信息，那给你再好的软件也做不出来好表，在动手之前，先拿张纸或者在脑子里画个草图，想想我需要几列？每一列叫什么名字？这一步想清楚了，后面就是在电脑上填空题而已。
千万别怕犯错,电脑这东西，只要你保存了原文件，随便你怎么折腾，大不了撤销（Ctrl+Z）重来，或者直接删掉重写，这种低成本的试错，就是学习最快的方式。
你看,从打开软件到算出总账，咱们也就用了这几步，是不是觉得也没那么难？下次再遇到要做表格的任务，别急着推脱，打开Excel，试着按我说的这几步点点看，搞不好，你会发现整理数据其实还挺有意思的，看着乱七八糟的东西变得井井有条，那种成就感，说实话，还挺爽的。
评论列表 (0)