电脑如何连接传真？具体步骤是什么？

告别传统传真机的高效指南

在数字化浪潮中，传真依然在医疗、法律、金融等行业中扮演着重要角色，但笨重的传真机已非必需，利用电脑直接发送和接收传真，既节省空间又提升效率,本文将为您详细解析三种主流方法。

传统调制解调器（硬件连接）

核心设备： 电脑内置或外置的传真调制解调器（Fax Modem）、一根可用的电话线。

操作步骤：

1. 硬件安装： 将调制解调器正确安装到电脑（内置需开机箱，外置通过USB连接），将电话线一端插入调制解调器标有“Line”的端口，另一端连接墙上的电话插座，固定电话机可接在调制解调器的“Phone”端口。
2. 驱动安装： 操作系统（如Windows）通常能自动识别常见调制解调器并安装基础驱动，若未识别,需手动安装调制解调器附带的驱动程序。
3. Windows内置传真功能设置（以Win10/11为例）：
   • 搜索并打开“Windows 传真和扫描”。
   • 点击“工具” > “传真帐户” > “添加”。
   • 选择“连接到传真调制解调器”，为帐户命名（如“我的传真”）。
   • 根据向导设置发送者信息（姓名、传真号码等）,此号码用于对方识别您。
   • 在“传真设置”中配置响铃次数后应答、是否自动接收等选项。
4. 发送传真：
   • 在“传真和扫描”中点击“新传真”。
   • 输入收件人传真号码（格式：+国家代码 区号 号码，如 +86 10 12345678）。
   • 填写主题、封面页信息（可选）。
   • 通过“附加文档”添加要发送的PDF、Word、图片等文件（系统会自动转换格式）。
   • 点击“发送”。
5. 接收传真：
   • 确保调制解调器连接的电话线路畅通，Windows传真服务已开启并设置为自动接收（在“传真设置”中配置）。
   • 当有传真呼入时，电脑会根据设置自动应答并接收，文件默认保存在“传真和扫描”的收件箱中。

优点： 无需额外月费，硬件成本相对较低（尤其已有调制解调器时）。 缺点： 需专用硬件和电话线，发送/接收时独占线路，功能相对基础，跨区域/国际传真费用高。

网络传真服务（在线服务）

核心要素： 订阅第三方网络传真服务（如eFax、MyFax、HelloFax、Fax.Plus等），获得专属的虚拟传真号码（本地号或免费号）。

操作流程：

1. 选择并注册服务： 比较不同服务商的价格（月费/页数）、包含的传真号码类型（本地、免费、国际）、存储空间、附加功能（电子签名、OCR等）,选择适合的方案完成注册。
2. 获取传真号码： 注册成功后，您将获得一个专属的虚拟传真号码（例如北京的010号码）,这是他人发送传真给您的号码。
3. 发送传真：
   • Web界面： 登录服务商网站，使用类似邮箱的界面，上传文档（支持多种格式），输入收件人传真号码,点击发送。
   • 电子邮件： 这是最便捷的方式，将文档作为附件发送到特定格式的邮箱地址（如 收件人传真号码@服务商域名，具体格式由服务商规定）,邮件主题或正文内容通常会出现在传真封面页上。
   • 桌面/移动应用： 部分服务商提供专用软件,操作体验更佳。
4. 接收传真：
   • 所有发送到您虚拟传真号码的传真,会由服务商接收并处理。
   • 您会通过电子邮件收到通知,传真文件通常以PDF或TIFF格式作为附件送达您的注册邮箱。
   • 也可登录Web界面或应用查看和管理收到的传真。

优点： 无需硬件/电话线，随时随地通过邮箱或网络收发传真；自带云端存储和管理功能；通常包含免费号码或本地号码；国际传真费率低甚至免费（视套餐）；支持多用户协作。 缺点： 需持续支付月费或按页付费（超出套餐部分）；依赖网络连接和服务商稳定性；虚拟号码非传统实体号码。

多功能打印机/传真服务器软件（局域网/企业级）

适用场景： 办公室环境，已有支持网络传真的多功能一体机（MFP）,或需要集中管理多用户传真需求。

方案A：通过支持传真的网络打印机发送

1. 确保打印机已连接到网络并配置好传真功能（通常需管理员在打印机面板或Web管理界面设置电话号码、线路类型等）。
2. 在电脑上像普通打印一样操作：打开文档 > 选择“打印”。
3. 在打印对话框中，选择已安装的打印机传真驱动程序（而非普通打印驱动）。
4. 在弹出的传真发送窗口中，输入收件人传真号码及其他信息（如同方法一），点击发送,打印机会自动处理后续发送流程。

方案B：使用传真服务器软件（如Hylafax, FaxFinder）

1. 在局域网服务器或专用设备上安装传真服务器软件（需支持传真Modem或SIP中继）。
2. 配置软件：设置传真线路、用户权限、邮件集成等。
3. 用户可通过多种方式发送传真：
   • 打印到虚拟传真打印机： 用户选择“Fax”打印机,输入号码发送。
   • Web界面： 登录内部网页提交传真。
   • 电子邮件： 发送邮件到特定内部地址（如 faxnumber@faxserver.yourcompany.com）。
4. 接收的传真可由服务器通过邮件分发给指定用户,或在Web界面集中管理。

优点： 利用现有办公设备（一体机），集中管理效率高（企业适用），用户操作相对便捷（尤其邮件集成）。 缺点： 初始设置较复杂（尤其传真服务器），硬件（一体机需传真功能）或软件成本较高,需IT维护。

常见疑问解答

• Q：电脑没有调制解调器，也不想付费订阅服务，还能发传真吗？ A：可以尝试寻找提供少量免费传真页数的在线平台（如FaxZero），但通常限制较多（如页数少、有广告、不支持接收或需付费接收），对于偶尔发送的需求可行,频繁使用还是推荐付费网络传真服务。

• Q：通过电子邮件发送传真安全吗？ A：安全性取决于您使用的网络传真服务商，正规服务商通常采用TLS/SSL加密传输，并在其服务器上采取安全措施保护存储的传真，发送敏感信息前，了解服务商的隐私政策至关重要，相比普通邮件发送明文附件,通过专业传真服务的邮件接口发送通常更符合行业规范。

• Q：接收到的传真文件格式是什么？可以编辑吗？ A：最常见的是PDF或TIFF格式，PDF可直接查看和打印，如需编辑内容，需要使用OCR（光学字符识别）软件将图像中的文字转换为可编辑文本，许多网络传真服务已集成基础OCR功能,或在高级套餐中提供。

• Q：用Windows传真发送失败怎么办？ A：请按顺序检查：调制解调器驱动是否正确安装且工作正常？电话线连接是否正确牢固（Line口接墙插）？对方传真号码格式是否正确（含国家、区号）？对方传真机是否在线且状态正常？Windows传真服务是否在运行？电话线路是否有杂音干扰？尝试发送一个简单的文本文档测试。

选择哪种方式最便捷？我的经验是：对于个人或小型企业，网络传真服务（特别是邮件到传真功能）提供了最佳平衡点，省去了硬件和线路的麻烦，费用透明且管理高效；若您手头恰好有闲置的调制解调器和固定电话线，Windows内置传真则是不花钱的实用方案；而对于拥有现代办公设备的中大型企业，整合多功能打印机或部署专业传真服务器能最大化工作流效率，初次尝试时，不妨先用网络传真服务的试用版发送一份测试传真，亲身感受数字化传真的便捷。

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