使用传真软件与调制解调器
若电脑配备调制解调器（Modem），可直接通过传真软件收发传真，Windows系统内置的“传真和扫描”功能便是一个免费工具。
- 硬件连接：将电话线接入调制解调器，并确保驱动程序已安装。
- 软件设置：打开“Windows传真和扫描”，点击“工具”菜单中的“传真账户”，按提示添加账户。
- 接收设置：在“接收选项”中启用自动应答模式，设置响铃次数后自动接收传真。
优点：无需额外成本，适合偶尔使用传真的个人用户。
缺点：依赖硬件设备，需保持电脑开机；不支持多人共享传真号码。
在线传真服务
在线传真服务（如eFax、FaxZero）通过互联网传输文件，无需实体设备，用户仅需注册账号，即可通过邮箱或网页收发传真。
- 选择服务商：对比价格、支持格式、存储空间等，选择适合的方案。
- 绑定号码：部分服务支持自定义号码或分配虚拟号码。
- 接收流程：对方发送传真至绑定号码后，文件会以PDF或图片格式发送至邮箱或账户后台。
优点：支持多设备访问，可随时随地接收；提供云端存储，避免文件丢失。
缺点：需按月付费，长期使用成本较高。
电子邮箱转传真
部分企业邮箱（如G Suite、Outlook）支持将邮件转为传真发送，但接收功能需借助第三方插件，通过“Fax.Plus”等插件，可将指定邮箱设置为传真接收端。
- 安装插件：在邮箱应用商店中搜索传真插件并完成授权。
- 配置规则：设置过滤条件（如特定主题或发件人），自动将含传真的邮件转为文件。
- 管理文件：接收的传真会以附件形式保存，可直接下载或转发。
优点：与日常办公流程无缝衔接，适合团队协作。
缺点：依赖网络稳定性；免费版可能存在功能限制。
网络电话（VoIP）集成方案
若企业已部署VoIP电话系统（如Zoom Phone、Cisco Webex），可开通传真功能，通过IP网络传输信号，传真文件直接保存至服务器。
- 服务开通：联系运营商开通VoIP传真服务。
- 路由设置：在管理后台设置传真接收规则，如指定存储路径或转发邮箱。
- 安全设置：启用TLS加密，防止传输过程中文件被截获。
优点：与企业通信系统深度整合，安全性高。
缺点：部署成本较高，适合中大型企业。
注意事项与常见问题
- 文件格式兼容性：多数服务仅支持PDF、TIFF等格式，发送前需确认对方设备是否兼容。
- 隐私保护：涉及敏感信息时，优先选择支持端到端加密的服务。
- 故障排查：若无法接收传真，检查网络连接、账户状态或联系服务商技术支持。
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